Bài viết này xin giới thiệu một khái niệm về portal để quý vị có cái nhìn tổng quát về một hệ thống cổng thông tin điện tử tích hợp (portal) là gì, có những tính năng cơ bản nào và có thể phục vụ cho hoạt động điều hành và cung cấp thông tin ra sao.

Khái niệm cổng thông tin (portal)

Có nhiều khái niệm/định nghĩa về cổng thông tin điện tử tích hợp khác nhau, và cho đến nay chưa có khái niệm/định nghĩa nào được coi là chuẩn xác. Trong phạm vi này, chúng ta tạm sử dụng khái niệm sau cho cổng thông tin điện tử tích hợp (portal):

“Cổng thông tin điện tử tích hợp là điểm truy cập tập trung và duy nhất, tích hợp các kênh thông tin, các dịch vụ và ứng dụng, phân phối tới người sử dụng thông qua một phương thức thống nhất và đơn giản trên nền tảng Web”

Cổng thông tin cung cấp cho người dùng cuối nhiều loại dịch vụ khác nhau với nhiều nhu cầu khác nhau, có thể phân loại các công thông tin (portal) như sau:

• Cổng thông tin công cộng (Public portals): ví dụ như Yahoo, loại cổng thông tin này thường được sử dụng để ghép nối các thông tin lại với nhau từ nhiều nguồn, nhiều ứng dụng và từ nhiều người, cho phép cá nhân hoá (personalization) các website theo tuỳ từng đối tượng sử dụng.
• Cổng thông tin doanh nghiệp (“Enterprise portals” hoặc “Corporate Desktops”): được xây dựng để cho phép các thành viên của doanh nghiệp sử dụng và tương tác trên các thông tin và ứng dụng nghiệp vụ tác nghiệp của doanh nghiệp.
• Cổng giao dịch điện tử (Marketplace portals): ví dụ như eBay và ChemWeb, cổng thông tin này là nơi liên kết giữa người bán và người mua.
• Cổng thông tin ứng dụng chuyên biệt (Specialized portals): ví dụ như SAP portal, cổng thông tin loại này cung cấp các ứng dụng chuyên biệt khác nhau.

Các tính năng cơ bản của một portal

Tuy có nhiều loại cổng thông tin khác nhau, cung cấp nhiều loại dịch vụ và ứng dụng khác nhau, nhưng tất cả các loại cổng thông tin đều có chung một số tính năng cơ bản. Các tính năng này là được sử dụng như là một tiêu chuẩn để phân biệt giữa cổng thông tin với một website tổng hợp tin tức, với ứng dụng quản trị nội dung web (web content management system - Web CMS), hoặc với một ứng dụng chạy trên nền tảng Web (web application).

Các tính năng cơ bản (bắt buộc phải có) của một portal bao gồm:

1. Khả năng cá nhân hoá (Customization hay Personalization): cho phép thiết đặt các thông tin khác nhau cho các loại đối tượng sử dụng khác nhau theo yêu cầu. Tính năng này dựa trên hoạt động thu thập thông tin về người dùng và cộng đồng người dùng, từ đó cung cấp các thông tin chính xác tại thời điểm được yêu cầu.
2. Tích hợp nhiều loại thông tin (Content aggregation): cho phép xây dựng nội dung thông tin từ nhiều nguồn khác nhau cho nhiều đối tượng sử dụng. Sự khác biệt giữa các nội dung thông tin sẽ được xác định qua các ngữ cảnh hoạt động của người dùng (user-specific context), ví dụ như đối với từng đối tượng sử dụng sau khi thông qua quá trình xác thực thì sẽ được cung cấp các thông tin khác nhau, hoặc nội dung thông tin sẽ được cung cấp khác nhau trong quá trình cá nhân hoá thông tin.
3. Xuất bản thông tin (Content syndication): thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, cung cấp cho người dùng thông qua các phương pháp hoặc giao thức (protocol) một cách thích hợp. Một hệ thống xuất bản thông tin chuyên nghiệp phải có khả năng xuất bản thông tin với các định dạng đã được quy chuẩn, ví dụ như RDF (Resource Description Format), RSS (Realy Simple Syndication), NITF (News Industry Text Format) và NewsXML. Ngoài ra, các tiêu chuẩn dựa trên XML cũng phải được áp dụng để quản trị và hiển thị nội dung một cách thống nhất, xuyên suốt trong quá trình xuất bản thông tin. Các tiêu chuẩn dựa trên XML này cho phép đưa ra giải pháp nhanh nhất để khai thác và sử dụng thông tin trên các Web site khác nhau thông qua quá trình thu thập và bóc tách thông tin với các định dạng đã được quy chuẩn.
4. Hỗ trợ nhiều môi trường hiển thị thông tin (Multidevice support): cho phép hiển thị cùng một nội dung thông tin trên nhiều loại thiết bị khác nhau như: màn hình máy tính (PC), thiết bị di động (Mobile phone, Wireless phone, PDA), sử dụng để in hay cho bản fax…. một cách tự động bằng cách xác định thiết bị hiển thị thông qua các thuộc tính khác nhau. Ví dụ: cùng một nội dung đó, khi hiển thị trên màn hình máy tính thì sử dụng HTML, nhưng khi hệ thống xác định được thiết hiển thị là PDA hay mobile phone, hệ thống sẽ loại bỏ các ảnh có trong nội dung và tự động chuyển nội dung đó sang định dạng WML (Wireless Markup Language) để phù hợp cho việc hiển thị trên màn hình của thiết bị di động.
5. Khả năng đăng nhập một lần (Single Sign On - SSO): cho phép dịch vụ xuất bản thông tin hoặc các dịch vụ khác của portal lấy thông tin về người dùng khi hoạt động mà không phải yêu cầu người dùng phải đăng nhập lại mỗi khi có yêu cầu. Đây là một tính năng rất quan trọng vì các ứng dụng và dịch vụ trong portal sẽ phát triển một cách nhanh chóng khi xuất hiện nhu cầu, mà các ứng dụng và dịch vụ này tất yếu sẽ có các nhu cầu về xác thực hoặc truy xuất thông tin người dùng.
6. Quản trị portal (Portal administration): xác định cách thức hiển thị thông tin cho người dùng cuối. Tính năng này không chỉ đơn giản là thiết lập các giao diện người dùng với các chi tiết đồ hoạ (look-and-feel), với tính năng này, người quản trị phải định nghĩa được các thành phần thông tin, các kênh tương tác với người sử dụng cuối, định nghĩa nhóm người dùng cùng với các quyền truy cập và sử dụng thông tin khác nhau.
7. Quản trị người dùng (Portal user management): cung cấp các khả năng quản trị người dùng cuối, tuỳ thuộc vào đối tượng sử dụng của portal. Tại đây, người sử dụng có thể tự đăng ký trở thành thành viên tại một công thông tin công cộng (như Yahoo, MSN…) hoặc được người quản trị tạo lập và gán quyền sử dụng tương ứng đối với các công thông tin doanh nghiệp. Mặt khác, tuỳ vào từng kiểu portal mà số lượng thành viên có thể từ vài nghìn tới hàng triệu.
   Hiện tại phương pháp phân quyền sử dụng dựa trên vai trò (Role-based security) được sử dụng như một tiêu chuẩn để cung cấp thông tin phân quyền sử dụng cho các đối tượng khác nhau trong các portal cũng như các ứng dụng Web.